Afgelopen woensdag heb ik een post gemaakt over mijn systeem. Hierin heb ik beschreven dat ik mijn acties gewoon onder elkaar in mijn Moleskine zet. Wat ik echter niet heb vermeld is wat ik doe met acties die nog niet zijn gedaan en midden tussen de al voltooide acties staan. Een probleem, omdat je ze niet makkelijk meer kan vinden.
De oplossing hiervoor is de acties weer onder de nieuwe te zetten en dan de oude door te strepen. Op deze manier is het duidelijk dat de actie is doorgeschoven.
Afgelopen vrijdag schreef ik over het ontstaan van mijn ’systeem’. In deze post ga ik in op wat mijn systeem eigenlijk inhoud.
Mijn hele systeem komt samen in mijn Moleskine. Deze heb ik in drie secties opgedeeld te weten: acties, projecten en notities.
In de sectie acties gooi ik al mijn openstaande acties. Ik maak hierbij geen onderscheid in prioriteit en context. Ik gooi ze gewoon onder elkaar en vink ze af als ik ze voltooid heb. Stel dat een actie moet wachten vanwege het een of het andere zet ik een H achter de actie. De H staat dan weer voor hold.
In de sectie projecten maak ik per project een pagina. Hier zet ik dan de, indien nodig, de einddatum neer. Verdere aantekeningen komen er allemaal onder. Ook de verschillende acties zet ik neer. Indien er meedere acties per project zijn zet ik alleen de bovenste in de actielijst bij de sectie accties. Op deze manier bewaak ik de volgorde van de gedane acties per project.
De sectie notities gebruik ik om van alles neer te zetten, zoals adressen, telefoonnummers etc.
Het ‘capturen’ gebeurd met een inbox en mijn notities bij college’s. Over het notuleren heb ik hier al eens een post gemaakt. Ongeveer 1 keer per dag werk ik mijn moleskine bij.
Binnenkort deel 3 over wat er beter kan!
Jaja ook ik heb die boekjes voor de Dolle Dwaze Dagen van de Bijenkorf ontvangen. Hierin vond ik een aanbieding voor moleskines van 12,95 voor 9 euro. Niet duur voor zo’n mooi boekje. Halen dus! Ohja deze aanbieding geld vanaf vrijdag 5 oktober.
Ingedeeld onder: GTD, productiviteit | Tags: GTD, productiviteit, productivity
In deze driedelige serie ga ik vertellen over mijn organisatie systeem. Wat de geschiedenis is wat ik nu doe en hoe ik het nog zou willen aanpassen. Bij deze dus deel 1 de geschiedenis.
Ongeveer anderhalf jaar geleden las ik ergens op internet over GTD. GTD was toen al een hele tijd een grote hype. Ik kwam hierbij, omdat ik toen een beetje in het webloggen kwam en daardoor langzaam richting de GTD blogs ging via de webdevelopment blogs die ik toen las. Nadat ik hier en daar op internet wat had gelezen besloot ik om het boek ook echt te gaan lezen.
De reden voor mij omdat te doen was dat ik overal een zooitje van maakte en alles vergat wat ik moest doen. Eigenlijk ben ik er toen achter gekomen dat er niet heel veel bijzonder nieuws onder de zon is. Het komt er in het kort op neer dat alles opgeschreven dient te worden en dat alles op 1 centrale plaats verzameld dient te worden. Als je nog niet in GTD thuis bent moet je maar eens wat meer backgrounds gaan lezen 
Afijn ik had dat boek uit en was vastbesloten om een GTD aanhanger te gaan worden. Ik toverde ergens een oude psion vandaan, zodat ik daar mooi al die lijstjes in bij kon gaan houden en beloofde mezelf dat ook te doen. Toen kwam echter het probleem om de hoe kijken dat het voor mij meer werk was de zaak te ordenen dan ook echt de taken uit te voeren. Dit komt denk ik, omdat ik gewoon niet zo heel veel tegelijkertijd te doen heb dat ik al die verschillende lijstjes ook echt nodig heb. Daarbij was het toch maar niks om altijd zo’n psion mee te slepen. Ik heb toen de knuppel in het hoenderhok gegooid en het GTD plan in de koelkast gezet.
Ondertussen liep mijn rss reader natuurlijk over van de productivity en GTD items. Het bleef dus borrelen. Ik ben daarop wat gaan nadenken en heb een veel simpeler systeem bedacht met wat kenmerken van GTD. Voor nu werkt dit voor mij prima. Hoe en wat het is komt in deel 2 dat binnen enkele dagen hier moet verschijnen.
Via Mobielbreedband.nl kwam ik op PingMe. Met deze dienst kun je herinneringen aanmaken en die dan weer laten mailen. Hoe je dat doet zie je hier.
Het aardige aan PingMe is dat via mail of sms de herinneringen toe te voegen of te wijzigen zijn. Ook kun je de zaken laten sturen naar je mobiel, maar dat werkt natuurlijk weer niet in Nederland.
Ook kun je je dingen delen met anderen. De grap is natuurlijk altijd dat er geen bekenden op zitten en het naar mijn mening vrij nutteloos is. Maar goed het kan en daar gaat het om.
Ingedeeld onder: productiviteit
Een hele handige tip die David Allen al in zijn GTD boek heeft gegeven lees ik net op Lifehack na. Het telefoonnummer direct achter de actie op je actielijst zetten. Dus stel ik zeg ik moet pietje bellen dan schrijven we dus op:
pietje bellen 020-1234567
en niet:
pietje bellen en nummer opzoeken
Dit zelfde geld ook voor dingen die je moet opsturen/emailen. Het helpt echt heel erg, omdat je die 1e (moeilijke?) stap niet meer hoeft te maken.
Vandaag ontdekte ik eindelijk een echt Nederlandstalig lifehacking weblog, lifehacking.nl. Dit weblog is een initiatief van een aantal Nederlandse bloggers, waaronder Frank Meeuwsen van whatsthenextaction. Eigenlijk vind ik het maar niks om over een weblog te bloggen, maar hiervoor maak ik een uitzondering, omdat ze net gestart zijn en ik nog niet een compleet lifehacking weblog in het Nederlands ben tegen gekomen. Zou hem zeker even in je rss reader zetten.
Ingedeeld onder: productiviteit
Zojuist las ik op lifehack een mooi artikel over het notuleren @ college. Het is een artikel dat de moeite waard is om te lezen. Ik doe het echter wat simpeler. Ik notuleer gewoon wat ik belangrijk vind en vul dat later als ik thuis ben aan. Tijdens het notuleren gebruik ik zwart en thuis blauw. Zo kan ik makkelijk zien wat ik achteraf heb geschreven.
Een andere handige tip is om acties (dus opdrachten, dingen die je bent vergeten etc etc) aan te geven met een hokje in de kantlijn. Zo kan je thuis snel zien wat je nog moet doen.
